Efficiënter
Efficiënter samenwerken
samenwerken
Samenwerking onderling, met bewoners, ondernemers en allerlei andere partners: digitalisering maakt dit makkelijker. Het maakt ook het werk overzichtelijker, daardoor vaak inzichtelijker en soms leuker en goedkoper. Digitalisering maakt ook dat we flexibeler zijn.
Zo laat de coronasituatie bijvoorbeeld zien dat bestuurders en medewerkers ook goed vanuit huis konden werken. Meer weten over hoe de gemeente Rotterdam efficiënt samenwerkt? Lees hieronder verder.
De initiatieven op deze pagina:
Digitaal met elkaar verbonden
Door de COVID-19-pandemie moest onze organisatie massaal thuiswerken. En zo overlegden en chatten de medewerkers al snel via MS Teams, en deelden zij daar hun bestanden. Goede ondersteuning van dit plaats-, tijd- en apparaatonafhankelijk werken was daarbij essentieel, net als aandacht voor beveiliging van apparaten en van de werkomgeving. MS Teams is nu ook bruikbaar om samen te werken met diverse partners buiten de gemeentelijke organisatie, zoals de politie. Verder zijn vergaderzalen met hybride vergaderapparatuur uitgerust, zodat medewerkers zowel vanuit huis als op kantoor kunnen deelnemen aan dezelfde vergadering.
“Doordat we samen met de afdelingen de applicaties bedenken en maken, komt het beste van twee werelden samen: die van de ICT en die van de business.”
Marja van der Veer - Coördinator Mendixteam bij Bestuurs- en concernondersteuning
Virtuele assistenten 24/7 in touw
Tijdrovende routinematige, herhalende werkzaamheden: het zijn meestal niet de leukste taken. Een virtuele assistent is dan welkom. De Robotic Process Automation (RPA) voert taken uit en maakt het werk efficiënter. In 2021 zijn er veel virtuele assistenten bijgekomen, zoals de virtuele assistenten voor de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze Tozo-assistenten archiveerden de hele correspondentie: ruim 193.000 transacties. Dat scheelde 2.000 uur handmatig werk! Enige nadeel: ze drinken niet gezellig een kop koffie mee.
Dwars door de organisatie!
DWARSS-werken levert betere digitale dienstverlening aan Rotterdammers en digitale samenwerking tussen afdelingen en clusters. Zo werkt onze gemeente als één organisatie, met dezelfde dienstverlening voor iedereen. Wel zo efficiënt. Neem het digitaal aanvragen van een uittreksel uit de Registratie Niet Ingezetenen (RNI). Rotterdammers kunnen nu een RNI-uittreksel digitaal aanvragen voor zichzelf, voor de kinderen, of voor iemand anders. Als eerste gemeente maakte Rotterdam het aanvraagformulier, de brieven en de statusinformatie in het Engels beschikbaar.
Dwars door de organisatie!
DWARSS-werken levert betere digitale dienstverlening aan Rotterdammers en digitale samenwerking tussen afdelingen en clusters. Zo werkt onze gemeente als één organisatie, met dezelfde dienstverlening voor iedereen. Wel zo efficiënt. Neem het digitaal aanvragen van een uittreksel uit de Registratie Niet Ingezetenen (RNI). Rotterdammers kunnen nu een RNI-uittreksel digitaal aanvragen voor zichzelf, voor de kinderen, of voor iemand anders. Als eerste gemeente maakte Rotterdam het aanvraagformulier, de brieven en de statusinformatie in het Engels beschikbaar.
Zelf ontwikkelen van apps
Stel: je team ziet een mogelijkheid om jullie werk efficiënter te doen. Gespecialiseerde ICT-medewerkers helpen jouw team door hiervoor samen een app te maken. Dat doen ze met Rapid Application Development. Het zijn apps om bepaalde werkzaamheden te digitaliseren, zoals de alarmfilter-app voor water. Om droge voeten te houden is het belangrijk dat de gemalen goed werken. Bij een storing moet een monteur ernaartoe. De app zorgt ervoor dat een monteur een oproep krijgt en kan aangeven wat de status van de storing is. Wel zo snel. Ook apps voor Rotterdammers, zoals de Digitale Balie en Thomas, worden gezamenlijk ontwikkeld. Om de behoeften van burgers nog beter mee te nemen, overlegt Rotterdam ook met de Stichting Burgerpanel.
Geïnteresseerd geraakt en heb je een idee voor meer digitalisering in jouw cluster?
Neem dan contact op met de strategische informatie adviseur (SIA) van jouw cluster. Bekijk het overzicht van SIA’s per cluster op de pagina RIO-groep Rotterdam digitaal.