Foto: Ossip van Duivenbode

Ambitie 3

Versterken van participatie door cultuur en training

Participatie wordt steeds belangrijker bij onze manier van (samen)werken. De wil van Rotterdammers om met de gemeente samen te werken is groot. Zeker als het gaat om zaken die spelen in de leef- en werkomgeving. En dat is natuurlijk wederzijds. Want een hoge betrokkenheid zorgt voor beter beleid en een betere uitvoering van projecten.

Participatie en samenwerking zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en vragen dan ook om hetzelfde vertrekpunt. Daarom verspreiden we onze participatieprincipes binnen de organisatie en zorgen we dat participatie - op zowel praktisch als theoretisch niveau - een goede plek heeft in het opleidingsaanbod.

Participatie in projectmatig werken

Rotterdammers mogen ervan uitgaan dat de gemeente niet alleen vóór de stad werkt, maar ook mét de stad. Het betrekken van de omgeving is hierbij van essentieel belang. Participatie wordt dan ook bij álle projecten een vast onderdeel van het Plan van Aanpak.

Dit deden we in 2021

Wethouder van Gils introduceerde via een kick-off webinar de nieuwe werkwijze. Deze is niet bedoeld als keurslijf, maar verschaft inzicht in de genomen stappen en gemaakte keuzes. Projecten worden er ook echt beter door, want het dwingt tot het maken van goede afwegingen en het bewust afsluiten van een projectfase, voordat de volgende fase ingaat. Het helpt ook om in een vroeg stadium de juiste mensen te betrekken, bijvoorbeeld bewoners en ondernemers. Inmiddels zijn de leidraad en bijbehorende documenten en beschrijving van de nieuwe processen afgerond. Ook is er een procesmanager aangesteld om de Rotterdamse Standaard voor Projectmatig Werken (RSPW) actueel te houden en verder te implementeren. In oktober is de 1001e ambtenaar getraind in de RSPW. Daarnaast bieden we steeds meer maatwerktrainingen aan, zoals ambtelijk opdrachtgeverschap. Door Corona vonden alle trainingen plaats in de vorm van een webinar op locatie en online binnen de geldende adviezen.

Laura-Lena Coelho Madrugo, projectmanager bij PMB, had de eer om als 1001e collega die de RSPW training heeft gevolgd het certificaat in ontvangst te mogen nemen uit handen van Marc van Leeuwen (directeur PM&E) en Carlo Schreuder (directeur Bestaande Stad)

Foto: Arnoud Verhey

Dit gaan we doen in 2022

Het belangrijkste is dat we laten zien dat we een lerende organisatie zijn. Een organisatie die daadkrachtig optreedt als de omgeving verandert en zaken snel intern oppakt én snel kan schakelen.

  • Voor 2022 staan de volgende actiepunten op de planning:
  • Het uitbreiden van het aantal (maatwerk)trainingen;
  • Het onder de aandacht brengen van de RSPW bij afdelingen en clusters die minder ervaren zijn met projectmatig werken;
  • Het herijken van RSPW Sociaal.

Wat merkt de Rotterdammer ervan? We betrekken bewoners en ondernemers in een vroeg stadium bij projecten en vragen om input. Hierdoor ontstaat niet alleen meer draagvlak, maar ook een beter plan voor de stad.

De invloed van de omgeving bij RSPW

Ervaringen met het gebruik van de RSPW-systematiek

Herijking RSPW Sociaal

Dit deden we in 2021

De RSPW methodiek wordt alweer zo’n 10 jaar gebruikt in het sociale domein en is aan herijking toe. Met de herijking van RSPW Sociaal dragen we bij aan de verdere professionalisering en de gezamenlijke werkwijze binnen de organisatie. Ook sluiten we aan op de RSPW 2.0 Fysiek. We besteden aandacht aan lopende ontwikkelingen en we gaan voor excellente dienstverlening. Met hart voor de Rotterdammer en oog voor de publieke meerwaarde. De herijking vindt gefaseerd plaats tot en met maart 2023.

Meer aandacht voor burgerparticipatie en de behoeften van Rotterdammers vraagt ook om betere handvatten voor participatie binnen de RSPW. Niet alleen vanwege de complexere aard van de opgaven (domein overstijgend, integraal), maar ook door het proces en meerdere samenwerkende partijen. Dit maakt methodisch en gestructureerd werken des te belangrijker. In de herijkte RSPW Sociaal zullen (onderdelen van) strategisch omgevingsmanagement en procesregie dan ook een plek krijgen.

De Leidraad projectmatig werken voor het sociale domein is opgesteld aan de hand van de Leidraad voor het fysieke domein. Veel medewerkers volgden inmiddels een training in deze methodiek.

Dit gaan we doen in 2022

De Leidraad RSPW Sociaal zal in 2022 worden vastgesteld. We gaan verdiepingsonderdelen ontwikkelen en actualiseren de RSPW-tools en -formats. ook professionaliseren alle medewerkers van de programma- en projectenafdelingen zich in het werken met de methodiek. Collega’s van het Cluster MO worden getraind in de herijkte RSPW en we introduceren een projecten app. Zo werkt iedereen met de laatste aangepaste formats (model projectplan, etc.) en worden projecten op de goede manier opgezet en uitgevoerd, inclusief de organisatie van participatie.

Foto: Rhalda Jansen

Versterken opleidingsaanbod

Participatie moet een duidelijke plaats krijgen in het gemeentelijke opleidingsaanbod. En daar waar het onderwerp aan bod komt of hoort te komen, moet dat gebeuren volgens de uitgangspunten van de Betrokken stad. Ontbreken er opleidingen of is er een gewenst? Bijvoorbeeld voor bepaalde functiegroepen of soorten werk? Dan vullen we het opleidingsaanbod aan.

Dit deden we in 2021

Dit jaar is het opleidingsaanbod uitgebreid met de Leergang ‘Democratisch Vakmanschap’, de Rotterdammodule ‘MeedenkenMeedoen’ en de Zomerschool ‘MeedenkenMeedoen’. Ook zijn er workshops en presentaties op maat gegeven, onder meer over leefstijlen en digitale participatie. We bespraken met alle clusters hoe participatie geïntegreerd kan worden in het eigen opleidingsaanbod. We zochten de samenwerking met het opleidingsaanbod van organisatiebrede programma’s, zoals ‘Werken in Stad en Wijk’ en het ‘Rotterdams Leiderschapsprogramma’. Ook troffen we voorbereidingen om participatie een plek te geven in het Trainee- en het Management Development-programma.

Dit gaan we doen in 2022

We gaan verder op de ingeslagen weg. Dat betekent dat we het participatie opleidingsaanbod zoveel mogelijk op maat blijven aanbieden. Hierbij sluiten we aan bij actuele ontwikkelingen, zoals het nieuwe bestuursmodel ‘Wijk Aan Zet’. Participatie is hierin een belangrijk thema en dat biedt een mooie kans om het kennisniveau hierover bij diverse groepen te verhogen. Bijvoorbeeld door het op te nemen in het inwerkprogramma voor wijkraadsleden en in de profielen van collega’s in de gebieden. Verder gaan we collega's de 'MeedenkenMeedoen' training aanbieden en reeds getrainde collega's leren we welke instrumenten op het platform 'Mijn Rotterdam' het beste kunnen worden ingezet bij welke opgave en doelgroep.

Foto: Claire Doppert

Leergang Democratisch Vakmanschap

Als gemeente ontwikkelen we voor onze medewerkers de leergang ‘Democratisch Vakmanschap’. Dit doen we samen met de vijf grote gemeenten en het landelijke programma ‘Democratie in Actie’, een uitwisseling van kennis, ervaring en bestaande opleidingen. Het ontwikkelen van nieuwe opleidingen is hier ook onderdeel van. Zo worden we met elkaar steeds democratischer.

Dit deden we in 2021

In het voorjaar gaven we de eerste leergang aan de trainers uit de vijf grootste steden van Nederland (G5), te weten: Rotterdam, Amsterdam, Den Haag, Utrecht en Groningen. In het najaar volgden de ‘Train de Trainer’-sessies en eind 2021 startten we met de voorbereiding van de leergang voor 25 ambtenaren uit de G5. Collega’s die - vanuit verschillende functies en inhoud - aan participatie werken. Zo snijdt het ‘leermes’ aan meerdere kanten. Ook startten we de Rotterdammodule ‘MeedenkenMeedoen’ die zich door de praktijkgerichte opzet onderscheidt van de meer theoretische leergang ‘Democratisch Vakmanschap’. In deze module leren Rotterdamse collega’s wat participatie inhoudt voor onze stad: Welke instrumenten en uitgangspunten hanteren we? Hoe ervaart de stad participatie en de daaruit voortvloeiende samenwerking? Wat kunnen we daarvan leren? We kijken van buiten naar binnen.

Tijdens de Zomerschool - het jaarlijkse opleidingsaanbod voor en door Rotterdamse ambtenaren - gaven we meerdere keren de Rotterdammodule Special. Tijdens deze ‘light’ versie van de Rotterdammodule kregen collega’s een inkijkje in hoe Rotterdamse participatie werkt. Na afloop wisten deelnemers waar ze terecht konden met hun participatievraag en konden ze zich meteen aanmelden voor de volledige Rotterdammodule.

Dit gaan we doen in 2022

We blijven natuurlijk de leergang ‘Democratisch Vakmanschap’ en de Rotterdammodule ‘MeedenkenMeedoen’ aanbieden. Ook zorgen we ervoor dat participatie een plek krijgt in het opleidingsprogramma voor trainees. Verder zullen we voor de verschillende afdelingen op maat gemaakte opleiden maken van de Rotterdammodule ‘MeedenkenMeedoen’.

Projectleider Liesbeth Werleman heet collega's welkom bij de training MeedenkenMeedoen

Participatiepoule

Op steeds meer plekken zijn collega’s bezig met participatie. Daardoor neemt ook de behoefte toe aan ondersteuning bij participatietrajecten. Bijvoorbeeld bij brainstormsessies in de voorbereidingsfase of bij de begeleiding van bijeenkomsten in de uitvoeringsfase. Deze collega’s krijgen hierbij nu desgewenst hulp van participatie-experts uit de Participatiepoule.

Dit deden we in 2021

We koppelden verschillende netwerken binnen de gemeente aan elkaar, waardoor de community om de Participatiepoule gestaag groeide. Mede daardoor kon de Participatiepoule rekenen op een voortvarende start. Een mooi voorbeeld van participatiewerk waarin collega’s elkaar ondersteunden, was een casus in Overschie. Organisatoren van een digitale bewonersbijeenkomst, verwachtten dat de gemoederen tussen bewoners hoog op konden lopen en hadden behoefte aan een ervaren dagvoorzitter. Ze benaderden de Participatiepoule die er vervolgens voor zorgde dat een ervaren collega die rol op zich nam. Een belangrijk onderdeel van de Participatiepoule is kennisdeling. We organiseerden dit jaar dan ook diverse kennissessies, onder meer via een fietstocht door Rotterdam-West. Deelnemers maakten tijdens de tocht kennis met bijzondere initiatieven door en voor Rotterdammers. Centrale thema die dag was uiteraard: ‘Wat kunnen we leren van de samenwerking tussen stad en gemeente?’.

Dit gaan we doen in 2022

We gaan de Participatiepoule en de community verder uitbreiden en nadrukkelijker onder de aandacht brengen bij collega’s. Daarnaast werken we via de poule aan een professionaliseringsslag van het participatiewerk. Zo zijn we met een aantal leden al bezig met de ontwikkeling van een handreiking voor participatie gericht op ‘Werken in Stad en Wijk’. Verder zullen we in 2022 - naast het vinden van matches - collega’s actiever betrekken bij het (door)ontwikkelen van tools.

Participatie in de haarvaten van de organisatie

We hebben de ambitie om de principes van participatie en directe democratie verder te verspreiden. Drempels wegnemen en de (belevings)wereld van wijkbewoners en gemeente dichter bij elkaar brengen; dat is ons streven. Om dat gedegen te doen, moet het gebeuren vanuit de haarvaten van de organisatie, op de plekken waar participatie van Rotterdammers essentieel is.

Dit deden we in 2021

We onderzochten dit jaar waar in de organisatie programma’s en projecten draaien, waarin participatie een rol speelt. Daarvan maakten we een prioriteitenlijst met de meest kansrijke projecten bovenaan. Verder troffen we voorbereidingen om het onderwerp participatie mee te nemen in het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers en stagiairs en om het thema op te nemen in het gespreksformulier.

Dit gaan we doen in 2022

Via het programma ‘Werken in Stad en Wijk’ gaan we het gesprek over participatie met elkaar aan. Dit programma - de interne, organisatiekant van ‘Wijk Aan Zet’ - geeft inzicht in hoe we het beste samen kunnen werken in en met de wijk. Hierbij ligt de nadruk op de zachte kant van samenwerken in plaats van de formele (systeem)kant. Via interne communicatie gaan we steeds meer kennis en inspiratie met elkaar delen. We belichten vragen als: ‘Hoe werk jij samen met de Rotterdammer?’ en ‘Hoe heb je knelpunten opgelost?’. Alles voor een betere samenwerking met elkaar en met de stad.

Foto: Rhalda Jansen